68、移动媒体在秘书工作中的应用

68、移动媒体在秘书工作中的应用

2017年01月16日 15:52:48 来源:浙江党建网 作者:邓新晨

　　《秘书工作案例与分析》

　　随着现代科学技术的飞速发展,尤其是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化的办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。

　　现代秘书工作和过去传统意义上的秘书工作相比，发生了重大变化。以往起草文件材料，都是秘书人员手写,再交给打字员校对打印。而现在，有了电子计算机和打印机、复印机、传真机等一系列现代化的办公设备,秘书人员从文件的起草直到印制，这一系列的工作可以一气呵成。

　　首先，互联网服务的各种业务都可以被秘书工作所利用，特别是网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、在线交易、网络广告、网上视频服务、收费邮件服务、短信服务等，大大提高了秘书的工作效率。其次，秘书工作岗位承上启下，作为工作机构中的一个节点，网络在很大程度上适合秘书上传下达、沟通协调的工作要求。

　　所谓通过网络沟通就是运用互联网，在手机、平板电脑、计算机等移动终端上，人与人之间沟通由纸质和当面交流变为通过客观工作进行的文字、图片、声音、视频图像的交流。

　　将秘书实务与新媒体、互联网结合起来，这种新兴的办公方式是当前秘书工作革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的必然产物。

　　其次，近两年来，国家重点在全国高校范围内打造应用型大学。越来越多的企业和单位不再把学位高低作为衡量一个应聘者素质高低的决定性因素。文秘专业是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。

　　事实上，新媒体环境下秘书工作也存在弊端。

　　第一是对材料原始性真实性的影响。

　　秘书工作虽然琐碎,但是严谨性极高。这样的特殊性使得秘书工作时对原始材料的保存、备查显得尤为重要。随着计算机和网络的普及运用这方面出现了漏洞。比如,¹领导讲话稿的成文过程。现在领导的讲话稿一般都在计算机上操作完成,秘书人员根据领导的意图,网络中搜索信息完成初稿,初稿由领导审阅后,秘书人员直接在计算机上修改完成定稿,为提高工作效率,邮件来邮件去,优盘来优盘去,最后保存的只是最后一稿,这其中领导的修改意见,甚至最初的意图已部分或者全部丢失,材料的原始性真实性受到影响。º会议记录的整理、存档。会议记录是秘书工作内容之一。随着录音机、电脑的普及,在很大程度上改善了人们对语言记录和书写的条件。携带方便,使用快捷的笔记本电脑自然成为会议记录的主角。可是如此记录是初稿定稿合一,存档时只有一稿,且其中多了几分记录人员的主观任意性。这不仅违背了存档时初稿定稿各一份的要求,材料的真实性也受到影响。

　　第二是对文书管理、信息传递的影响。

　　文书处理是办公室秘书人员的一项重要工作,信息传递是秘书的基本工作职责。就运用计算机导致的负面影响阐述如下。文书处理方面。收文和发文都有一套固定的程序,这程序一般是不容删减和变动的。如果运用电子邮件传输文件经常是几个程序合一,这样既破坏了公文的严肃性,违反了国家颁布的新标准,也将使档案工作无法正常进行。º信息传递方面。信息工作讲求时效性和广泛性,对此运用电子邮件传递信息具有无法比拟的优势。但是我们在考虑时效性和广泛性的同时,信息的保密性和准确性却不容忽视。